"매번 같은 질문을 반복하는 게 비효율적이라는 건 알았지만, 달리 방법이 없었어요."
디자인 에이전시에서 프로젝트를 시작할 때 가장 먼저 하는 일은 클라이언트에게 필요한 자료를 요청하는 것입니다. 로고 파일, 브랜드 가이드, 기존 디자인 시안... 프로젝트마다 필요한 자료는 비슷하지만, 매번 킥오프 미팅에서 "이거 있으세요?", "저거는요?" 하며 하나씩 확인하는 과정을 반복해야 했죠.
많은 에이전시가 이런 문제를 겪을 때 "그냥 원래 이렇게 하는 거지"라고 생각합니다. 하지만 AI팀(AI TEAM)의 생각은 다릅니다. 자료 요청은 창의적인 작업이 아닙니다. 반복되는 확인 절차와 메시지 작성은 '업무 구조화'와 '자동화'의 조합으로 충분히 개선할 수 있습니다.
이번에는 서울 강서구의 디자인 에이전시가 자료 요청 자동화 시스템'을 통해 킥오프 미팅 시간을 30분에서 5분으로 단축하고, 클라이언트 만족도까지 높인 사례를 소개합니다.
Chapter 1.
"같은 질문인데 왜 매번 다르게 물어보게 되죠?"
이 에이전시는 그래픽 디자인부터 UXUI, 비주얼아트까지 다양한 분야의 프로젝트를 진행합니다. 브랜드 아이덴티티 작업, 패키지 디자인, 홈페이지 제작, 영상 촬영... 각 프로젝트마다 클라이언트에게 받아야 하는 자료가 다르죠.
문제는 매번 킥오프 미팅에서 같은 과정이 반복된다는 것이었습니다. 담당 디자이너가 노트에 필요한 자료 목록을 적어놓고, 클라이언트에게 하나씩 물어보며 체크합니다. "로고 파일 있으세요?", "AI 파일로 있나요?", "브랜드 가이드는요?" 30분 정도 걸리는 이 과정이 끝나면, 사무실로 돌아와서 메모를 보며 카톡 메시지를 다시 작성해야 했어요.
“매번 같은 질문을 반복하는 게 비효율적이라는 건 알았어요. 하지만 프로젝트마다 필요한 자료가 조금씩 다르니까, 체크리스트를 만들어도 결국 수정하고 다시 쓰고... 그냥 구두로 확인하는 게 더 빠르다고 생각했어요.”
- 디자인 에이전시 팀장
AI팀이 관찰한 실제 문제는 다음과 같았습니다.
🚨병목 지점
- 시간 소모 및 비효율성
킥오프 미팅마다 동일한 자료 리스트를 반복해서 확인하는 과정이 30분씩 소요됐습니다. 구두로 하나씩 물어보며 메모하고, 미팅이 끝나면 별도로 카톡 메시지를 작성하는 추가 작업까지... 실제 디자인 작업도 아닌 행정 업무에 시간이 너무 많이 들어갔죠. - 실수 및 누락 위험
구두 확인 과정에서 자료 항목을 빼먹는 경우가 종종 있었습니다. 메모를 보고 카톡 메시지를 작성하다가 오타가 나거나, 중요한 자료 요청을 누락하는 일도 발생했어요. 나중에 "아, 그 파일도 필요한데..."라며 다시 연락하면 클라이언트 입장에서는 "처음부터 정리해서 말해주지"라는 생각이 들 수밖에 없었죠. - 일관성 부족
담당자마다 확인하는 방식과 순서가 달랐습니다. 어떤 디자이너는 로고부터 물어보고, 어떤 디자이너는 컨셉 이미지부터 물어봤어요. 카톡 전달 요청 메시지 양식도 통일되지 않아서, 같은 에이전시의 고객인데도 클라이언트마다 받는 메시지 형식이 달랐습니다.
Chapter 2.
AI팀의 접근 : 복잡한 걸 단순하게, 반복되는 걸 자동으로
문제를 해결하기 위해 우리는 복잡한 AI 도구가 아닌, 업무 구조화에 집중했습니다. 반복되는 자료 확인 과정을 표준화하고, 클릭 몇 번으로 카톡 메시지까지 자동 생성되는 웹 기반 시스템을 만들었어요.
(1) 업무 구조화 : 프로젝트 유형별 자료 리스트 표준화
가장 먼저 진행하는 모든 프로젝트를 분석했습니다. 그래픽 디자인, UXUI, 비주얼아트... 각 분야마다 필요한 자료를 정리하고, 세부 카테고리로 나눴어요.
- 그래픽: BI/CI/로고, 패키지, 편집/인쇄물, 상세페이지/콘텐츠 배너/편집
- UXUI: 홈페이지, 앱
- 비주얼아트: 사진 촬영, 영상 촬영
각 카테고리마다 필요한 자료 항목을 리스트업했습니다. 예를 들어 "BI/CI/로고" 프로젝트라면 브랜드명/상표명, 사업분야 설명, 희망 색상, 디자인 레퍼런스 같은 항목들이죠. 이렇게 표준화된 리스트를 만들어두니, 담당자가 매번 "뭘 물어봐야 하지?" 고민할 필요가 없어졌습니다.
(2) 도구 설계 : 클릭으로 완성되는 요청 메시지
리스트를 만들었다고 끝이 아닙니다. 이걸 실제로 '쓸 수 있게' 만들어야 했어요. 종이 체크리스트는 금방 구겨지고, 엑셀 파일은 미팅 중에 열어보기 불편하니까요. 우리가 만든 건 웹 기반 도구였습니다. 노트북이나 태블릿으로 접속하면 바로 쓸 수 있는 형태죠. 디자이너가 태블릿이나 노트북으로 접속해서 화면을 보며 체크할 수 있도록 설계했어요.
✨ 작동 방식은 이렇습니다 :
디자이너가 미팅 전에 접속해서 프로젝트 유형을 선택합니다. "그래픽 - BI/CI/로고"를 클릭하면 해당 프로젝트에 필요한 자료 목록이 쭉 뜹니다. 미팅 중에 화면을 보며 "이거 있으세요?"라고 물어보고, 있으면 체크박스를 클릭합니다.
모든 항목을 확인하고 나면 생성된 메시지를 확인합니다. 그러면 체크한 항목들만 모아서 카톡용 메시지로 자동 변환됩니다. "안녕하세요 대표님. 킥오프 미팅 시 논의된 자료 전달 요청드립니다." 같은 정중한 인사말과 함께, 깔끔하게 정리된 리스트가 나오죠.
복사 버튼 한 번 누르고, 카톡에 붙여넣기하면 끝입니다.
핵심은 '선택의 제거'였습니다:
- 어떤 자료를 물어봐야 할까? → 시스템이 알려줌
- 어떤 순서로 물어봐야 할까? → 시스템이 정리해줌
- 어떻게 메시지를 쓸까? → 시스템이 만들어줌
기존 방식과 비교하면:
- Before:
- 미팅 전 : 머릿속으로 "뭘 물어봐야 하지?" 고민
- 미팅 중 : 미팅 내용과 필요 항목을 이중 확인
- 미팅 후 : 미팅록 정리 및 별도 자료 요청 카톡 메시지 작성
- After:
- 미팅 전 : 프로젝트 유형 선택
- 미팅 중 : 화면 보며 체크박스 클릭 또는 미팅 후 진행
- 미팅 후 : 버튼 한 번으로 메시지 완성
30분에서 1시간은 걸리던 자료 확인이 5분으로 줄어들었습니다.
Chapter 3.
30분 걸리던 메시지 작성, 이제 1분이면 끝
AI팀의 AX 컨설팅으로 만들어진 이 시스템은 단순해 보이지만, 일하는 방식을 바꿨습니다.
⌛ 극적인 시간 단축
가장 눈에 띄는 변화는 자료 요청 메시지 작성 시간이었습니다.
- 착수 미팅 종료 후 필요 항목 입력 및 클릭 : 30초
- 체크한 항목들이 자동으로 양식에 맞춰 정리됨
- 카톡 복사 및 발송 : 30초
- 총 소요 시간 : 1분
시간 단축률 97% 입니다. 30분이 1분으로 줄어든 거죠.
💥비즈니스 임팩트 계산
이 에이전시는 월 20건, 연간 240건의 프로젝트를 진행합니다. 프로젝트 1건당 29분 절감 × 240건 = 6,960분, 즉 116시간입니다. 시간만으로도 이미 많은 효과를 보게되죠.
하지만 여기서 끝이 아니라, 비용 절감 측면에서도 기대할만한 효과가 있습니다. 기업의 규모가 아직 크지 않을 때 이런 클라이언트 커뮤니케이션도 대부분 대표가 직접 처리하게 됩니다. 이를 기반으로 직급별 분당 인건비를 산출하여 계산하면 다음과 같은 비용 절감 효과가 발생합니다.
인건비 기준 (시간당 → 분당)
- 팀원: 시간당 20,000원 (분당 약 333원)
- 팀장: 시간당 40,000원 (분당 약 667원)
- 이사/대표: 시간당 60,000원 (분당 약 1,000원)
절감 시간에 따른 비용 계산
- 프로젝트 1건당 절감 시간: 29분
- 연간 업무(미팅) 빈도: 58회 (*가정)
직급별 연간 절감 비용
- 팀원: 333원 × 29분 × 58회 = 560,214원
- 팀장: 667원 × 29분 × 58회 = 1,122,266원
- 이사/대표: 1,000원 × 29분 × 58회 = 1,682,000원
→ 연 평균 1,121,493원 절약 예상 (직급별 평균 기준)
하지만 더 중요한 건 '보이지 않는 효과'였습니다.
(1) 실수가 사라진 커뮤니케이션
손으로 메시지를 작성하다 보면 오타가 나거나, 메모를 잘못 읽어서 엉뚱한 자료를 요청하는 일이 종종 있었습니다. 시스템 도입 후 체크한 항목만 자동으로 메시지에 포함되니, 실수할 여지 자체가 사라진 거죠.
클라이언트 입장에서도 "깔끔하게 정리된 메시지를 받으니 뭘 보내야 할지 한눈에 알겠다"는 반응이었습니다.
(2) 즉각적인 대응
가장 큰 변화는 '속도'였습니다. 예전에는 미팅이 끝나고 사무실로 돌아가서 메시지를 작성하다 보니, 클라이언트에게 자료 요청이 전달되기까지 반나절에서 하루가 걸렸어요. 바쁜 날은 이틀 뒤에 보낼 때도 있었죠. 이제는 신입 디자이너도 시스템만 따라가면 베테랑처럼 즉각적이고 신속하게 자료를 요청할 수 있죠.
(3) 대표가 느낀 가장 큰 변화
이는 단순히 시간과 비용만 절약하는 게 아닙니다. 메시지 작성에 쓰던 시간을 이제 사람들이 디자인 기획, 클라이언트 관계 관리, 신규 프로젝트 발굴 같은 더 중요한 일에 쓸 수 있게 된 거죠. 스타트업에게 대표의 시간은 가장 귀한 자원이니까요.
반복되는 클라이언트 커뮤니케이션, 바꿀 수 있습니다
미팅 내용 정리, 자료 요청 메시지 작성, 프로젝트 진행 상황 공유...
반복되는 클라이언트 커뮤니케이션 업무에 지쳐가고 있다면,
지금이 바로 업무 구조를 혁신할 때입니다.
AI TEAM은 단순히 문제를 해결하는 것이 아니라,
자동화를 통한 생산성 향상이 운영 효율을 높이고,
이것이 비용 절감과 품질 고도화로 이어져 최종적으로 매출 증대까지 연결되도록 설계합니다.
귀사의 업무 프로세스를 혁신할 준비가 되셨나요?
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"매번 같은 질문을 반복하는 게 비효율적이라는 건 알았지만, 달리 방법이 없었어요."
디자인 에이전시에서 프로젝트를 시작할 때 가장 먼저 하는 일은 클라이언트에게 필요한 자료를 요청하는 것입니다. 로고 파일, 브랜드 가이드, 기존 디자인 시안... 프로젝트마다 필요한 자료는 비슷하지만, 매번 킥오프 미팅에서 "이거 있으세요?", "저거는요?" 하며 하나씩 확인하는 과정을 반복해야 했죠.
많은 에이전시가 이런 문제를 겪을 때 "그냥 원래 이렇게 하는 거지"라고 생각합니다. 하지만 AI팀(AI TEAM)의 생각은 다릅니다. 자료 요청은 창의적인 작업이 아닙니다. 반복되는 확인 절차와 메시지 작성은 '업무 구조화'와 '자동화'의 조합으로 충분히 개선할 수 있습니다.
이번에는 서울 강서구의 디자인 에이전시가 자료 요청 자동화 시스템'을 통해 킥오프 미팅 시간을 30분에서 5분으로 단축하고, 클라이언트 만족도까지 높인 사례를 소개합니다.
Chapter 1.
"같은 질문인데 왜 매번 다르게 물어보게 되죠?"
이 에이전시는 그래픽 디자인부터 UXUI, 비주얼아트까지 다양한 분야의 프로젝트를 진행합니다. 브랜드 아이덴티티 작업, 패키지 디자인, 홈페이지 제작, 영상 촬영... 각 프로젝트마다 클라이언트에게 받아야 하는 자료가 다르죠.
문제는 매번 킥오프 미팅에서 같은 과정이 반복된다는 것이었습니다. 담당 디자이너가 노트에 필요한 자료 목록을 적어놓고, 클라이언트에게 하나씩 물어보며 체크합니다. "로고 파일 있으세요?", "AI 파일로 있나요?", "브랜드 가이드는요?" 30분 정도 걸리는 이 과정이 끝나면, 사무실로 돌아와서 메모를 보며 카톡 메시지를 다시 작성해야 했어요.
AI팀이 관찰한 실제 문제는 다음과 같았습니다.
🚨병목 지점
킥오프 미팅마다 동일한 자료 리스트를 반복해서 확인하는 과정이 30분씩 소요됐습니다. 구두로 하나씩 물어보며 메모하고, 미팅이 끝나면 별도로 카톡 메시지를 작성하는 추가 작업까지... 실제 디자인 작업도 아닌 행정 업무에 시간이 너무 많이 들어갔죠.
구두 확인 과정에서 자료 항목을 빼먹는 경우가 종종 있었습니다. 메모를 보고 카톡 메시지를 작성하다가 오타가 나거나, 중요한 자료 요청을 누락하는 일도 발생했어요. 나중에 "아, 그 파일도 필요한데..."라며 다시 연락하면 클라이언트 입장에서는 "처음부터 정리해서 말해주지"라는 생각이 들 수밖에 없었죠.
담당자마다 확인하는 방식과 순서가 달랐습니다. 어떤 디자이너는 로고부터 물어보고, 어떤 디자이너는 컨셉 이미지부터 물어봤어요. 카톡 전달 요청 메시지 양식도 통일되지 않아서, 같은 에이전시의 고객인데도 클라이언트마다 받는 메시지 형식이 달랐습니다.
Chapter 2.
AI팀의 접근 : 복잡한 걸 단순하게, 반복되는 걸 자동으로
문제를 해결하기 위해 우리는 복잡한 AI 도구가 아닌, 업무 구조화에 집중했습니다. 반복되는 자료 확인 과정을 표준화하고, 클릭 몇 번으로 카톡 메시지까지 자동 생성되는 웹 기반 시스템을 만들었어요.
(1) 업무 구조화 : 프로젝트 유형별 자료 리스트 표준화
가장 먼저 진행하는 모든 프로젝트를 분석했습니다. 그래픽 디자인, UXUI, 비주얼아트... 각 분야마다 필요한 자료를 정리하고, 세부 카테고리로 나눴어요.
각 카테고리마다 필요한 자료 항목을 리스트업했습니다. 예를 들어 "BI/CI/로고" 프로젝트라면 브랜드명/상표명, 사업분야 설명, 희망 색상, 디자인 레퍼런스 같은 항목들이죠. 이렇게 표준화된 리스트를 만들어두니, 담당자가 매번 "뭘 물어봐야 하지?" 고민할 필요가 없어졌습니다.
(2) 도구 설계 : 클릭으로 완성되는 요청 메시지
리스트를 만들었다고 끝이 아닙니다. 이걸 실제로 '쓸 수 있게' 만들어야 했어요. 종이 체크리스트는 금방 구겨지고, 엑셀 파일은 미팅 중에 열어보기 불편하니까요. 우리가 만든 건 웹 기반 도구였습니다. 노트북이나 태블릿으로 접속하면 바로 쓸 수 있는 형태죠. 디자이너가 태블릿이나 노트북으로 접속해서 화면을 보며 체크할 수 있도록 설계했어요.
✨ 작동 방식은 이렇습니다 :
디자이너가 미팅 전에 접속해서 프로젝트 유형을 선택합니다. "그래픽 - BI/CI/로고"를 클릭하면 해당 프로젝트에 필요한 자료 목록이 쭉 뜹니다. 미팅 중에 화면을 보며 "이거 있으세요?"라고 물어보고, 있으면 체크박스를 클릭합니다.
모든 항목을 확인하고 나면 생성된 메시지를 확인합니다. 그러면 체크한 항목들만 모아서 카톡용 메시지로 자동 변환됩니다. "안녕하세요 대표님. 킥오프 미팅 시 논의된 자료 전달 요청드립니다." 같은 정중한 인사말과 함께, 깔끔하게 정리된 리스트가 나오죠.
복사 버튼 한 번 누르고, 카톡에 붙여넣기하면 끝입니다.
핵심은 '선택의 제거'였습니다:
기존 방식과 비교하면:
30분에서 1시간은 걸리던 자료 확인이 5분으로 줄어들었습니다.
Chapter 3.
30분 걸리던 메시지 작성, 이제 1분이면 끝
AI팀의 AX 컨설팅으로 만들어진 이 시스템은 단순해 보이지만, 일하는 방식을 바꿨습니다.
⌛ 극적인 시간 단축
가장 눈에 띄는 변화는 자료 요청 메시지 작성 시간이었습니다.
시간 단축률 97% 입니다. 30분이 1분으로 줄어든 거죠.
💥비즈니스 임팩트 계산
이 에이전시는 월 20건, 연간 240건의 프로젝트를 진행합니다. 프로젝트 1건당 29분 절감 × 240건 = 6,960분, 즉 116시간입니다. 시간만으로도 이미 많은 효과를 보게되죠.
하지만 여기서 끝이 아니라, 비용 절감 측면에서도 기대할만한 효과가 있습니다. 기업의 규모가 아직 크지 않을 때 이런 클라이언트 커뮤니케이션도 대부분 대표가 직접 처리하게 됩니다. 이를 기반으로 직급별 분당 인건비를 산출하여 계산하면 다음과 같은 비용 절감 효과가 발생합니다.
인건비 기준 (시간당 → 분당)
절감 시간에 따른 비용 계산
직급별 연간 절감 비용
→ 연 평균 1,121,493원 절약 예상 (직급별 평균 기준)
하지만 더 중요한 건 '보이지 않는 효과'였습니다.
(1) 실수가 사라진 커뮤니케이션
손으로 메시지를 작성하다 보면 오타가 나거나, 메모를 잘못 읽어서 엉뚱한 자료를 요청하는 일이 종종 있었습니다. 시스템 도입 후 체크한 항목만 자동으로 메시지에 포함되니, 실수할 여지 자체가 사라진 거죠.
클라이언트 입장에서도 "깔끔하게 정리된 메시지를 받으니 뭘 보내야 할지 한눈에 알겠다"는 반응이었습니다.
(2) 즉각적인 대응
가장 큰 변화는 '속도'였습니다. 예전에는 미팅이 끝나고 사무실로 돌아가서 메시지를 작성하다 보니, 클라이언트에게 자료 요청이 전달되기까지 반나절에서 하루가 걸렸어요. 바쁜 날은 이틀 뒤에 보낼 때도 있었죠. 이제는 신입 디자이너도 시스템만 따라가면 베테랑처럼 즉각적이고 신속하게 자료를 요청할 수 있죠.
(3) 대표가 느낀 가장 큰 변화
이는 단순히 시간과 비용만 절약하는 게 아닙니다. 메시지 작성에 쓰던 시간을 이제 사람들이 디자인 기획, 클라이언트 관계 관리, 신규 프로젝트 발굴 같은 더 중요한 일에 쓸 수 있게 된 거죠. 스타트업에게 대표의 시간은 가장 귀한 자원이니까요.
반복되는 클라이언트 커뮤니케이션, 바꿀 수 있습니다
미팅 내용 정리, 자료 요청 메시지 작성, 프로젝트 진행 상황 공유...
반복되는 클라이언트 커뮤니케이션 업무에 지쳐가고 있다면,
지금이 바로 업무 구조를 혁신할 때입니다.
AI TEAM은 단순히 문제를 해결하는 것이 아니라,
자동화를 통한 생산성 향상이 운영 효율을 높이고,
이것이 비용 절감과 품질 고도화로 이어져 최종적으로 매출 증대까지 연결되도록 설계합니다.
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